超強情報整理術 - 城邦阅读花园


	又找不到資料了？桌上文件經常山崩的人必讀！收錄最新、最強的工作整理術，讓紙本、數位資料排排站，全部交由你指揮！　　你的資料文件是否永遠凌亂不堪、要的時候找不到？　　你是否記事本、筆記本、月曆表買了一大堆，行程排定仍是一團亂？　　你知道情報數位化、構思圖示化，可以大幅提升行事及會議的效率嗎？　　為何要整理情報？　　若想提升工作效率，就要找到適合自己的整理方法，工作才能事半功倍。活用整理術不僅可以解決問題、收取最新情報，還能大幅增進自身工作績效、訓練管理能力，進而成為商場的明日之星！　　日本「平成百位知名經營者」---吉越社長的獨門整理術！　　●【A4紙】─統一文件規格，方便閱讀又容易整理，輕鬆達成一元化管理。　　●【美利達式整理術】─依完成期限，用五色文件夾分類，取用時一目瞭然。　　●【Gmail】─善用Google日曆，隨處上網收信看行程。搭配iPhone，情報帶著走。　　●【圖示化】─藉畫圖整理思緒，輔助溝通、正確傳達訊息，培養邏輯性思考。　　●【數位化】─將資料掃描建檔，成堆資料不再占空間，搜尋與讀取便利。　　想出類拔萃、脫穎而出，就該加強整理情報的能力　　本書從基本整理方法，磨練溝通能力與邏輯思考圖示法，結合電子與數位情報的工作術，既簡單又實用，無論是誰都能立即應用。因此，你一定也能輕鬆仿效！再配合不同的工作內容與形式，讓自己躋身高手行列！本書特色　　★日本亞馬遜書店4顆星推薦！　　★善用超強情報整理術，讓工作進展迅速！　　★A4紙、美利達式整理術、Gmail、圖示化、數位化，讓工作更順暢！　　★一學就會！上班族搶手整理術17單元，讓效率瞬間攀升！　　★活用整理術解決問題、分享情報、提升組織力，晉升商場菁英！作者簡介吉越浩一郎　　1947年生，千葉縣人。前往德國海德堡大學留學後，1972年畢業於上智大學外語學院德文系。曾任職極東德農產物振興會、日本美利達公司等，1983年進入黛安芬國際股份有限公司（派任香港），歷任行銷部本部長，1987年擔任副社長，1992年就任社長，2006年退休。擔任社長期間，促使公司業績達成連續19年成長的驚人紀錄。2004年被日本經濟新聞社，評選為「平成百位知名經營者」之一。現任吉越事務所社長，以專業經營者的身份與經驗，受邀四處演講，著有《超強情報整理術》(立村出版)。


	目錄前言 005 堪稱「世界名作」的資料文件整理法 A4紙張與G mail的相容性最高想成為工作達人，就必須加強整理情報的技巧 PART1 整理術的基礎 019 擺脫「每一招都是半調子」的窘境，確立簡單又實用的架構 01無法淘汰紙張的理由 020 就算只多花「一分鐘」找資料，也會導致失敗為何無法持續善用記事本和筆記本？一元化管理的基本原則就是完全數位化結合紙張的「便利性」與數位化的「機動性」 02 A4紙張最適合數位化的原因 026 不少人習慣將mail列印出來你曾思考過「如何徹底活用紙張」嗎？確立使用紙張的目的與方法 A4紙張比記事本和筆記本更好用工作上最常用A4大小的紙張依案件類別，放入文件夾歸檔既簡單又合理，非常實用的方法 03 數位化與電子化的優缺點 038 紙張是最基本的工具，也是最浪費的工具數位化已是時勢所趨紙張是實行一元化管理的最佳工具「減少文件資料」不如「活用文件資料」 PART2 美利達式資料文件整理術 045 利用A4紙一元化管理「該做的事」 04決定用紙張作為整理工具，就要持之以恆 046 將所有資料文件依完成期限整理利用五色文件夾分類找到自己的整理收納方式 05寫在紙張上，可以節省時間 055 將mail列印出來，加註「注意事項」寫下來是為了避免忘記開會磋商時，使用五公釐方格紙做筆記只要筆記重要事項即可 06經過一連串的紙上作業，最後再交辦下去 062 分解長期性工作，進行管理提出企劃案前，先設定好「自己的完成期限」利用「空檔時間」，處理該做的事完成後，便將資料文件丟入回收學習駕馭「完成期限」 07利用紙張與投影機提升會議效率 073 A4紙張發揮十足效用不必浪費時間，製作公司內部資料文件減少無謂的作業程序，才能充分活用腦子開會前四十分鐘，開始準備若一次無法解決，就要思考做出何種裁示 PART3 圖示與插圖畫法 089 圖示「該傳達的事」，按部就班地執行工作 08若有圖示，溝通更清楚 090 比起光是用口頭說明，圖示能讓對方更快理解直接在資料文件上畫圖的好處邊說明邊畫圖，可避免認知差距圖畫得好壞無妨，重要的是能清楚傳達意思藉由畫圖整理思緒抱著想說服對方的心，便能清楚畫出想傳達的訊息不斷重畫，以求符合邏輯 09圖示範例---邁向成功的三大鐵則 100 圖示(1)「確立組織架構」，創造業績將「例行性工作」規範化與IT化思考如何「減少正職員工的工作量」「確立成熟組織架構」，成為工作最強的助力身為經營者該做的事，是難以計數的組織的「二對六對二法則」有能力的部屬與無能的部屬賦予任務，明示完成期限圖示(2)活用完成期限，改變公司營運現況將「雖然比較不急迫，卻很重要的工作」交辦部屬圖示(3)完成度達六成，便進行下一步只要一發現錯誤，立即修正方向就行了只要不斷力求進步，便能突破現況 10邏輯思考能激發圖鴉靈感 130 思考如何描繪，才能傳達想表達的訊息 PART4 電子與數位融合 141 透過iphone，可上網收發Gmail與Google日曆 11用Gmail與Google日曆，彌補「紙張的缺點」 142 紙張有著「攜帶不便」、「不太好找」等缺點 Gmail是數位情報整理，最強的工具將「活用紙張整理情報」與Gmail結合活用Google日曆，管理工作排程 12 活用iPhone，情報帶著走 151 透過iPhone連結Gmail 透過iPhone連結Google日曆 13事務所的實際狀況 157 每天將必要資料塞進公事包後，便出門演講一旦敲定演講日期，就要做好完成期限管理將想要永遠保存的資料掃描後，予以數位化 PART5 活用整理法的工作方式 165 反覆「提問」整合行動 14 反覆提問「為什麼」，找出符合邏輯的答案 166 工作不能單憑「好惡」來判斷窮究「為什麼？」趁問題尚未擴大時，應盡早處理就算難以根除的問題，也能迎刃而解馬上擬定緊急對策，以避免重蹈覆轍工作好比遊戲，抱著「想嚐嚐成功滋味」的心態就對了 15決定「何人．何事．何時完成」，迅速解決問題 181 原則上，完成期限就是訂於「翌日」邊執行例行性工作，邊想辦法解決問題藉由訓練提升工作效率只要加班就「開罰」不管再忙再緊急，也能從容應付建立「規則」很重要 16所有情報公開化，才能防患未然 192 徹底找出問題原因不要隱藏失敗，一被指摘就要立刻「橫向擴展」心平氣和地追究到底不要思考彌補過失，而是如何創造利益千萬別說：「我可沒聽說。」讓員工充滿自信 17人人都能想像自己達成目標，才能讓團隊動起來 203 「放手交辦，從旁監督」的管理態度很重要給建議而不是命令事先擬定補救對策對策不能只是紙上談兵，一定要做出具體決定別太相信人性本善經營團隊與管理階層，一定要守「德」自律不一定要少數服從多數有志者事竟成